Wens je een gelijkaardig project op te starten met jouw school? Hieronder lijsten we enkele nuttige tips op die je kunnen helpen. Ondersteuning van het plaatselijke gemeentebestuur is hierbij niet onbelangrijk! 

- Een uitgebreid traject (workshops, website, … en slotevent) neemt veel tijd in beslag. Gemiddeld enkele uren per week en naar het slotevent gemakkelijk 50 % door de vele praktische zaken die je met collega-diensten moet regelen. Ga na bij de collega’s wie nog rond water bezig is (eigen waterdienst, een bezoek aan de riolen, aan het bufferbekken, watertoren, natuurreservaat, archeologische insteek, toerisme, …). Wie kan wat aanbieden, hoe, en voor welke doelgroep? Spreek goed af hoe de afspraken worden gemaakt (rechtstreeks tussen de scholen en de diensten of via tussenliggende ambtenaar).

- Spreek goed af wie de coördinerende ambtenaar is: het aanspreekpunt. Bepaal op voorhand het budget en ook de herkomst (welke dienst).
- Licht tijdig het College van Burgemeester en Schepenen in, zowel inhoudelijk als financieel.

- Nodig hen tijdig uit voor de slothappening.

- Reserveer tijdig de locatie en het nodige materiaal voor de slothappening. Bij grote(re) manifestaties is het zeer handig lang genoeg op voorhand met de dienst evenementen en de politie kort te sluiten.

- Maak afspraken over wie het materiaal betaalt van zaken die aangekocht en/of gehuurd moeten worden (extra podia, geluidsversterking, gadgets voor deelnemende scholieren, doeken om te beschilderen en mee te dragen tijdens de optocht).

- Maak goeie afspraken over het te volgen parcours bij een wandeling. Bekijk met de politie samen het traject, het aantal ingezette agenten voor de begeleiding, het aantal ‘eigen’ mensen die als opzichter worden ingezet.

- Bied aan de eigen mensen die de tocht begeleiden de opleiding tot ‘opzichter’ aan.

- Zorg voor voldoende (en zeer duidelijke) plattegronden met het af te leggen traject voor de scholen en de organisatoren. Het is handig om de wandeling zelf op voorhand te doen en eventuele knelpunten met de politie te bespreken.

- Besteed op voorhand voldoende aandacht aan het werken met walkie talkies. Dit is niet altijd evident.

- Maak goede afspraken ivm de communicatie naar de scholen toe: wie is centraal aanspreekpunt en beheerst ‘100%’ vraag en aanbod? 
Dit geldt ook voor wie de communicatie naar de pers toe verzorgd.

- Maak een gedetailleerd draaiboek op voor het slotevent, vanaf enkele weken vooraf, maar ook quasi per minuut voor het event zelf. Zorg dat dit draaiboek op de dag zelf op verschillende plaatsen aanwezig is (backstage, infostand, …).

- Zorg zeker voor een lijst van telefoonnummers van alle medewerkers.

- Zorg voor een (warme) uitvalsbasis (zaaltje met koffie e.a.) voor de medewerkers, presentator, muziekgroep, …

Veel plezier!